Yeni çalışma formülleri

YAZI: BESTE GÖKSEL

Facebook CEO’su Mark Zuckerberg, pandeminin ilk aylarında yaptığı açıklamada şirketin işgücünün yarısının önümüzdeki 5 ila 10 yıl içinde tamamen uzaktan çalışabileceğini duyurmuştu. Ardından dünyanın dört bir yanından şirketler benzer açıklamalar yaptı.

Twitter, çalışanlarının isterlerse, “sonsuza kadar” evden çalışabileceklerini duyurdu. Google ise, çalışanlarının ofise döndükten sonra “esnek çalışma haftasını” test etme planlarıyla Eylül 2021’e kadar uzaktan çalışabileceğini duyurmuştu.

Apple’ın CEO’su Tim Cook, haziran ayında, çalışanların eylülden itibaren haftada “en az üç gün ofiste” çalışacaklarını, isteyenlerin yıl boyunca birkaç hafta uzaktan çalışma talebinde bulunabileceklerini, bir mesajla paylaştı.

Aynı zamanda teknoloji devi Google, New York City’deki ofis binasını 2.1 milyar dolara satın almayı planladığını duyurdu. Şirket, bu adımıyla aslında işlerin bir kısmının yüz yüze gerçekleştirildiği bir geleceğin resmini çiziyordu.

Bu şirketler ile dünyadan ve Türkiye’den çok sayıda şirket, pandemide normal hale gelen, hibrit çalışma için bir strateji açıkladı. Her şirket, bulunduğu sektör ve çalışan talebine göre bir yaklaşım oluşturdu.

Çalışma modelleri gözden geçiriliyor

PwC’nin farklı sektörlerden 40’tan fazla kurumun İK lideri ile yaptığı “İnsan Kaynakları Liderlerinin Gündemi” araştırmasına katılanlara, “Küresel salgın ve durgunluğun bir sonucu olarak, şirketiniz aşağıdakilerden hangilerini değiştirmeyi planlıyor?” sorusu yöneltildi. İK liderlerinin yüzde 88’i, “çalışma modelleri” yanıtını verdi. Yöneticilerin yüzde 94’ü hibrit modeli, yüzde 76’sı uzaktan çalışma yöntemini, yüzde 71’i ise esnek çalışma saatlerini desteklediğini paylaştı.

Anadolu Sigorta da pandeminin getirdiği değişikliklere hızla adapte olan ve bu değişikliği kalıcı hale getirmeyi planlayan şirketlerden. “Yaşadığımız bu değişim ve dönüşüm sürecine ayak uyduramayan organizasyonların gelecekte ayakta kalamayacakları aşikar” diyen Anadolu Sigorta 1.Genel Müdür Yardımcısı Filiz Tiryakioğlu şunu ekliyor:

“Değişen iş yapış şekillerinden hareketle ‘İş Yerinde Mutluluk Hareketi’ mottosuyla başlattık. Kültürel dönüşüm sürecinin bir parçası olarak da hibrit çalışma modeline geçiyoruz.”
iyzico CHRO’su Burcu Çilingir, “Sorumluluklarımız dahilinde özgürüz” mottosunun şirketin DNA’sında olduğunu söylüyor. Bu nedenle “iyzico Homequarter” modelini hayata geçirdiklerine dikkat çekiyor. Buna göre çalışanlar, ofis ya da evden/uzaktan çalışmada özgür olacaklar.

“İçinde bulunduğumuz pandemi süreci çalışma hayatındaki herkesi yepyeni bir iletişim ve iş modeline dahil etti” diyen Vakıf Katılım İnsan Kaynakları İş Ailesinden Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Betül Yılmaz da, “Önce sağlık” ilkesinden yola çıkarak hibrit çalışma modelini desteklediklerini paylaşıyor.

Çalışan beklentileri etkili!

Microsoft’un “The Next Great Disruption Is Hybrid Work – Are We Ready?” raporuna göre, çalışanların yüzde 73’ü esnek çalışmayı talep ediyor.

Türkiye’de de durum çok farklı değil. Vodafone İK Direktörü Bülent Bayram, pandeminin, çalışanlara en verimli ortamı sunabilecekleri yeni bir çalışma modeli arayışına ittiğini söylüyor. “Hibrit model ile amacımız, herkesin kendini güvende hissettiği, çalışma günlerini dilediği gibi planlayabildiği, uzaktan çalışmanın faydaları ile ofisten çalışmanın sinerjisini harmanladığı yeni bir kültür oluşturmak” diyor.

Aktif Bank Yetenek, Gelişim ve Operasyon Genel Müdür Yardımcısı Selcan Arkalı Rota, çalışan beklentilerine göre aksiyon aldıklarını söylüyor:

“İş yapış şekillerini oldukça esnek ve çalışanların ihtiyaçlarına göre belirleyebileceği bir şekilde kurgulamayı hedefledik. Bu yapıda çalışma mekanı, saatleri ve günlerinin standart uygulamaların ötesine geçerek kişiye özel şekillere bürünmesini önemsedik.”

“Çalışanlarla birlikte oluşturduk”

LinkedIn’in ilk CHROS’su Steve Cadigan, şirketlerin “Hibrit çalışmak istiyoruz” demesini, bir restorana gidip garsona, “Yiyecek sipariş etmek istiyorum” demeye benzetiyor. “Hangi modelin en uygun olduğunu anlamak için deneyler yapın” önerisini yapan Cadigan şunu ekliyor: “Bu, ancak yeni şeyler denemeye, geribildirim alıp vermeye ve farklı bir şey denemeye müsaade eden bir kültüre sahip olmakla mümkündür.”

iyzico CHRO’su Burcu Çilingir de bu görüşü destekliyor. Başlangıçta yüzde 100 uzaktan çalışma modeline geçiş yaptıklarını söyleyen Çilingir, bu noktada ekibin her bir üyesinin görüşlerini alarak iyzico Homequarters sistemini birlikte tasarladıklarını ifade ediyor.

Dönüşümün bir parçası olarak çalışma modellerini yeniden ele alan Brisa ise, şirketin tüm fonksiyonlarını temsil edecek bir anket gerçekleştirdi ve yeni modelini oluşturdu. Brisa İK Genel Müdür Yardımcısı Nilgün Özkan, “İhtiyaç ve geribildirimleri dikkate alarak Brisa geneli 270’e yakın pozisyon için iş yapış şekilleri ve destek paketleri oluşturduk” diye konuşuyor.

Geribildirime dayalı strateji

Burgan Bank İK, Organizasyon ve Kurumsal İletişim Genel Müdür Yardımcısı Levent Ergin, geribildirimi çok önemli buluyor. “Yaptığımız ankette, çalışma arkadaşlarımızın uzaktan çalışma konusundaki görüşlerine başvurduk ve yüzde 84 oranında olumlu yanıt aldık” diyor.

SOCAR Türkiye İK Başkanı Sibel Uğur da yeni çalışma süreçlerini danışmanlık almadan, şirket içi kaynaklar ve çalışanlarıyla birlikte oluşturduklarını belirtiyor: “Bize en uygun modeli belirlemek için tüm grup çalışanlarının katıldığı bir anket yaptık. Ardından farklı iş dinamiklerinden bölümlerin katıldığı bir çekirdek ekiple yeni iş modelini oluşturduk.”

Unilever Türkiye, Orta Asya ve İran İnsan Kaynaklarından Sorumlu Yönetim Kurulu Üyesi Melissa Gee Kee de “Herkese uyabilen tek bir yaklaşım olmadığı için çalışanlarımızın beklenti ve isteklerine göre politikalarımızı tasarladık” diyor. Unilever de çalışan anketi yöntemini kullandı. Sonuçta “çalışanlara esneklik tanıyan” bir çalışma sistemi hedefleniyor. Kee, “Yeni bir hibrit modeli üzerinde çalışmalarımız devam ediyor” diyor.

Unilever Türkiye’deki ankette çalışanların yüzde 80’i “hibrit modeli” tercih ettiklerini paylaştı. Yüzde 10’luk grup, “tamamen evi”, yüzde 10 ise yalnızca birkaç rolün tam zamanlı ofisten çalışması gerektiğini belirtti.

 

Farklı hibrit modeller

McKinsey, 2021 yılı ortasında, hibrit çalışmaya bakışlarını anlamak amacıyla farklı sektörler ve coğrafyalardan yöneticilerle bir anket gerçekleştirdi. Katılan her 10 yöneticiden 9’u, tercihlerinin “hibrit model” olacağını dile getirdi. Anketin sonuçları neredeyse Türkiye’yle bire bir uyuyor.

Anadolu Sigorta’da en az yüzde 25 kapasiteyle ofisten çalışmayı destekleyen “Hibrit Çalışma Modeli” eylül ayı itibarıyla devreye girdi. Tüm sürecin şirket içi mobil uygulama ile takip edileceği yeni modelde, BT çalışanları ve saha satış sorumlularına, bir oran olmadan “tamamen uzaktan çalışma” alternatifi de bulunuyor.

Üretim ağırlıklı Brisa’da haftada “1 gün uzaktan 4 gün ofisten” stratejisi hayata geçirildi. Bazı pozisyonlar için “3 gün uzaktan 2 gün ofisten” modeli uygulanabilecek. Sahada çalışan ekipler ise “tamamen uzaktan” çalışabilecekler. Böylece Brisa, 3 modeli aynı anda uygulayan şirket olarak yoluna devam edecek.

Eczacıbaşı Holding İK Grup Başkanı Eylem Özgür, işin gereksinimlerine uygun olarak 3 ayrı modeli belirlediklerini paylaşıyor: “Beyaz yaka rollerinin yüzde 25’i, işin gereği doğrultusunda tam zamanlı uzaktan çalışıyor. Daha önce de uygulanan hibrit çalışma modelinde beyaz yaka çalışanların yüzde 35’i haftada 2 güne kadar ofis dışında farklı bir lokasyonda çalışabiliyordu. Saha satış çalışanları ise 1 Ocak 2022 itibariyle uzaktan çalışmaya geçebilecekler”

Üretimde “5 gün” modeli

SOCAR Türkiye İnsan Kaynakları Başkanı Sibel Uğur, “Uzaktan çalışma modelinde, çalışanlar iş süreçlerine bağlı olarak haftada en fazla 1 gün, hibrit modelde ise en fazla 3 gün ofiste çalışabiliyor” diyor. Ancak, üretim cephesinde durumun farklı olması gerektiğinin altını çiziyor. SOCAR’ın üretim ağırlıklı bir şirket olduğunu, bu nedenle tüm önlemlerin alındığı tesislerde “5 günlük klasik” modelin devam edeceğin söylüyor.

Üretim tesisleri olan Eti’de de çalışma sistemi hibrit yapıya çevrilmiş durumda. Fabrikada ve Ar-Ge’de çalışanlar, tüm önlemler alınarak 5 gün işe gitmeye devam edecek. Şirketin Yönetim Kurulu Başkan Vekili Emir Turan, bazı birimlerin, örneğin raporlama ve analiz yapanların ofise gelmelerine bile gerek olmadığını gördüklerini söylüyor:

“Onlar evden çalışıyor. Büyük çoğunluğumuz tam hibrit yapıda çalışıyoruz. Genellikle evdeyiz ama haftanın en az 2 günü, dağılımlı olarak mutlaka ofise geliyoruz.”

Akfen Holding’de de benzer bir düzen öne çıkıyor. Akfen Yönetim Kurulu Üyesi Pelin Akın Özalp, “Biz şirket olarak 3’te 1 düzeninde çalışıyoruz. Her departmandan bir ya da iki kişi ofise geliyor, dönüşümlü çalışıyoruz. Ancak operasyon şirketlerimizde tablo farklı… Örneğin İDO ve Mersin Liman’da çalışanlar her gün işlerine gidiyor” diyor ve ekliyor: “Hibrit ve uzaktan çalışmanın daha verimli olduğuna ve hayat kalitesini artırdığına inanıyorum.”

Bankacılıkta hibrit farkı!

Economist Intelligence Unit (EIU) tarafından global 300 banka yöneticisiyle yapılan araştırmaya katılanların yüzde 65’i, şubeleri temel alan modelin 5 yıl içinde ortadan kaybolacağına inanıyor. 4 yıl önce ise bu oran yüzde 35’ti. Bankacılara göre pandemi ile birlikte bu oranda hızlı değişim olabilir. Türkiye’deki bankalar da “hibrit” ve “uzaktan” çalışmayla, bir anlamda bu düzene hazırlanıyor.

Örneğin, ING Türkiye, 4 yeni çalışma modeli geliştirdi ve 1 Ocak 2021’den itibaren kalıcı olarak uygulamaya aldı: Flexi365 modelinde haftanın 5 günü çalışılacak. Haftam Flexi’de haftada 2 gün uzaktan, her ayın 3’üncü haftası ise uzaktan çalışma mümkün. Çalışanların, 3 veya 4 gün ofise gelebilecekleri, kalan günlerini istedikleri gibi planlayabildiği “Haftam 3 Gün Flexi” ve “Haftam 4 Gün Flexi” seçenekleri de oluşturuldu.

Aktif Bank Genel Müdür Yardımcısı Selcan Arkalı Rota, “Ofiste Sınır Yok” modelini bu yılın temmuz ayında devreye aldıklarını söylüyor: “Bu modelde bir hafta 3 gün, onu takip eden hafta 2 gün ofis çalışması olacak. Geri kalan günlerde uzaktan çalışma mümkün. Bu kapsamda çalışanlar yılın 1 ayını diledikleri şehirde geçirebilecek.”

Burgan Bank Genel Müdür Yardımcısı Levent Ergin de, haziran ayında devreye giren modelle birlikte yüzde 50 ofis yüzde 50 uzaktan çalışma olanağı verdiklerini söylüyor: “Eğer ilgili bölüm için farklı bir karar alınmadıysa çalışanlarımız, ilgili aydaki toplam iş günü sayısının en fazla yarısı kadar uzaktan çalışabiliyor.”

Vakıf Katılım’da, genel müdürlük birimlerinde çalışanların 4’te 3’ü uzaktan çalışıyor. Şubelerde ise bu düzen gerekli durumlarda devreye alınacak. Vakıf Katılım Genel Müdür Yardımcısı Betül Yılmaz, hibrit çalışma modelini kurgularken son derece titiz yaklaştıklarını, tüm süreçlerini bu yapıya entegre ettiklerini söylüyor.

5 ANA İLKEYE DAYANAN HİBRİT MODEL

• Bizim bakış açımıza göre iş, nereye gittiğimiz değil, ne yaptığımızla eş değer.
• Çalışanlarımızın sağlık ve esenliğini odağa aldığımız, uygun şekilde donatılmış bir ofis ve ev ofis düzeni hedefliyoruz.
• Seçim hakkı ve esnekliğe gönülden inanıyoruz. Bu nedenle ofiste bulunduğumuz günlerin planlamasını ekiple yapıyoruz.
• İyi planlanmış ve kritik seyahatlerin gerçekleştirilmesi gerektiğinin altını çiziyoruz.
• Çalışma zamanımızın yüzde 40’ını iş yerinde geçirme yönünde bir model ile yolumuza devam ediyoruz.

 

“ÇALIŞAN SAYISI ARTSA DA OFİSİ BÜYÜTMEYECEĞİZ”

Biz aslında hibrit çalışma modeline geçişi pandemi öncesinde planlamaya başlamıştık. Gerekli hazırlıkları yaptık ve bu yılın mart ayında yeni ajans binamızı tuttuk. Ekibimiz 65 kişiden oluşuyor, ancak binamız aynı anda en fazla 23 kişinin bir arada çalışmasına olanak sağlıyor. Bu, bilinçli bir tercihti. Yakında 100 kişi olmayı hedeflesek bile, ofisi genişletmeyi düşünmüyoruz.

 

APLİKASYON İLE PLANLAMA

“Çalışanlarımız OneApp adını verdiğimiz mobil uygulamamız içerisinde yer alan rezervasyon sistemi sayesinde diledikleri yerden hızlıca ofise gelişlerini planlayabiliyor. Bu sayede kendine özel masa ya da toplantı odası ayırabiliyor, kuaför ya da spor salonu rezervasyonu yapabiliyor. Bu sistem ile bina kullanım yoğunluğunu da takip edip, gerekli önlemleri zamanında ve kolayca alıyoruz.”

 

Yeni Nesil Çalışma Modeli

“UYDU projesinde tüm rollerin uzaktan yapılabilirliğine ilişkin puanların yer aldığı bir skala oluşturduk. Bize özgün, bugünün ihtiyaçlarını ve yeni nesil çalışanların beklentilerini karşılayan, gelecekteki ihtiyaçlara göre yeniden yapılandırılması da mümkün olacak şekilde dizayn edildi.

Tüm rolleri, iş ailesi bazında ‘Ofisten, Hibrit, Uzaktan ve Satış-Saha Modeli’ olarak dört grupta ele alıyoruz:

(1) Tümüyle fiziksel çalışma ortamına bağlı görevler, (2) fiziksel çalışma ortamından bağımsız görevler, (3) malzeme ve ekipmana kısmi de olsa erişime ve etkileşimli karar süreçlerine ihtiyaç duyulan roller ile (4) sahada çalışma yapmayı gerektiren rolleri göz önünde bulundurduk.

UYDU kapsamında ofisten çalışma modelinde bulunan çalışanlarımızın tüm çalışma günlerinde ofisten çalışmasını öngörüyoruz. Hibrit çalışma modelindeki çalışanlarımız, işlerinin gerekliliklerine göre haftanın 2 veya 3 günü ofisten çalışıyor. Uzaktan çalışma modelinde bulunan çalışanlarımız tüm çalışma günlerinde uzaktan çalışabiliyor; ofis alanlarını ekip toplantıları ve sosyalleşme amaçlı kullanabiliyor. Ağırlıklı olarak sahada görev alan satış-saha modelindeki çalışanlarımız da ofis alanlarını ekip toplantıları ve sosyalleşme amaçlı kullanabiliyor.”