Fast Company Türkiye
Yazılım mühendisleri Robert Gaskins ve Dennis Austin, 1987 yılının nisan ayında girişimlerinin ilk ürününü piyasaya sunmaya hazır hale gelmişlerdi. Sıra, kendilerine göre iş dünyasında büyük ilgi görecek ürüne isim bulmaya gelmişti. Forethought adlı şirketin ilk ürünü için ‘SlideMaker’, ‘OverheadMaker’ gibi isimlerin yanı sıra Presenter adı da öne çıkmıştı. “Slide” kelimesine dayalı öneriler de vardı. Ancak, Robert Gaskins ve ortağı, “Slide’dan daha fazlasını yapacağız” diye geri çevirmişlerdi. Presenter önerisi ise başkaları tarafından kullanılıyordu.
Ürün hazır ve zaman dardı. Kendi anlatımıyla, Robert Gaskins’in bir sabah duş alırken aklına “Powerpoints” deyimi geldi: “Aslında bu ismin aklıma gelmesinin ve beğenmemin belli bir nedeni yoktu. Hoşuma gitmişti. Hemen ofise gittim ve arkadaşlarla paylaştım. Başlangıçta hiç kimse beğenmedi. Ancak, ertesi gün artık yeni ürünün adı belli olmuştu: “PowerPoint”.
PowerPoint önce Macintosh bilgisayarlarda kullanıldı. Ardından Microsoft tarafından alındı ve iş dünyasında “sunum” yapmaya adını verdi. Speach’in araştırmasına göre dünyada 500 milyonun üzerinde kullanıcı var ve yılda 30 milyon sunum yapılıyor.
İş insanlarına göre “PowerPoint” ile sunumların kolay hazırlanması ve çekiciliğinin de etkisiyle dünyada son yıllarda “sunum” enflasyonu yaşanıyor. Bu nedenle de ABD’den Avrupa’ya bütün dünyada iş insanları bu konuya önlem almaya çalışıyor, kurallar getiriyor.
Örneğin, Amazon’un kurucusu Jeff Bezos, bir konferansta, “Sunumları yok etmek yaptığım en akıllıca şeydi” diye konuşmuştu. Sunum yerine toplantı başlarken katılımcılara 6 sayfalık bir metin verilmesine karar verildi. Kısa okuma süresinden sonra toplantıya geçilmeye başlandı.
Benzer bir yolu Square’in CEO’su Jack Dorsey de izledi. Square’in yaklaşımında bir metnin dağıtılması ve 10 dakikalık okuma süresi yer alıyor.
Şirketlerin bu stratejiye ilgisi, uzun ve kontrolsüz toplantılar ile sayfalar dolusu sunumları önlemeye dayanıyor.
Toplantılar ve onun arkasındaki bilim konusunda kitabı olan Dr. Steven Rogelberg, liderleri önlem almaya iten rakamları şöyle paylaşıyor: “Sadece ABD’de toplantıların verimsizliğinden kaynaklı maliyet 283 milyar doları buluyor.”
Zaten uzun sunumların izlenmesi de düşük oranda gerçekleşiyor. Harris Poll’un anketine katılanlar, sunum sırasında başka şeylerle ilgilendiklerini söylüyorlar. Yüzde 28’i mesajlaşıyor, yüzde 27’si e-maillerini kontrol ediyor. Hatta yüzde 17 oranında “uykuya” daldıklarını söyleyenler de var.
“Winning Now, Winning Later” kitabının yazarı ve Honeywell eski CEO’su David Cote, “Süslü ve uzun sunumların tamamı bana göre çöp” diyor. Bu nedenle de iş birimlerinden sunum yerine kendisine 3-4 sayfalık özet bilgiler vermelerini talep etmiş. Cote, “Böylece konuyu hızlıca ve özetle anlama olanağını da yakaladık” diye konuşuyor.
KAMP ATEŞİ ETRAFINDA TOPLANTI!
İnsan kaynakları danışmanlık şirketi Egon Zehnder Türkiye Kıdemli Ortağı Murat Yeşildere, toplantıları 45-50 dakika ile sınırladıklarını söylüyor. “Onun üzerindeki toplantıların verimli olmadığını” düşündüğüne dikkat çekiyor ve ekliyor: “Sunumlarda süre ve slayt sayısında bir sınır yok. Ancak, görsellikte önemli değişiklikler yapıyoruz. Sade ve birkaç kelime/cümlelik sunumlar dönemine geçtik.”
Borusan Makine’de sunumlar kaldırılmış. Son 5 yıldır şirket bünyesinde sunum yapılmıyor. Genel Müdürü Özgür Günaydın, “Paylaşımları diğer araçları kullanarak yapıyoruz” diyor ve ekliyor:
“Sunumlar yerine dinleyicinin odağını sağlayıcı araçlar kullanmak daha etkili oluyor. Bizler kamp ateşi toplantılarında birebir yüz yüze buluşmalar yapıyoruz ve hiç sunum kullanmıyoruz. Pandemide de devam ettik. Katılımcı sayısı çok fazla olunca (50’den fazla), bazen kısa bir video ya da merak uyandırıcı kelimeleri kullanarak daha çok diyalog tarzı iletişimler yapıyoruz ve etkisi yüksek oluyor.”
Pegasus’ta “sunumlar” için 2018 yılında önemli bir karar alınmış. Bu kapsamda gerekli olmayan hiçbir bilgi sunuma eklenmiyor. Pegasus Yönetim Kurulu Başkan Vekili Mehmet Nane, “Bunun için de her sayfada kendimize, ‘NİY’ (ne işimize yarar) diye soruyoruz” diyor.
Alınan karar doğrultusunda Pegasus’ta sunumların daha net, konuya yönelik ve kısa olmasına özen gösteriliyor. Nane, “Gerekli olmayan bilgilerden temizlenince toplantıların verimi de arttı” diye konuşuyor.
ŞİRKETLER KURAL GETİRİYOR
Yıldız Holding Yönetim Kurulu Başkanı Ali Ülker, Fast Company’nin CEO buluşmasında, “değişmesi en zor alışkanlık” olarak “uzun sunumları” göstermiş ve eklemişti: “Değişim ajandamda toplantı sürelerini gözden geçirmek var.”
Sadece Ali Ülker değil, çok sayıda lider bu konuya kafa yoruyor, önlemler alıyor. Örneğin, QNB Finansbank’ta toplantı ve sunum konusunda “kurallar” oluşturulmuş. Bir toplantı 50 dakikadan fazla sürmüyor, iki toplantı arasına mutlaka 10 dakika ara konuluyor. QNB Finansbank İK Genel Müdür Yardımcısı Cenk Akıncılar, “Sunumları da etkili olması açısından 10-15 dakika ile sınırlıyoruz” diyerek kuralın önemli bir parçasına dikkat çekiyor.
Vakıf Katılım Bankası’nda da katı kurallar var. Toplantılar mutlaka fiziki yapılıyor ve hiçbir şekilde “açık uçlu” zamanlamaya izin verilmiyor. Toplantı başlarken, geç gelenler için maksimum 2-3 dakika bekleniyor. Vakıf Katılım Bankası Ersin Çatalbaş, “Sunumlarda 10 slayt sınırlaması var. Sürede ise 15 dakikayı geçmiyoruz” diye konuşuyor.
TAV Havalimanı Holding İK Direktörü Hakan Öker, çok önemli toplantılarda 1 saat 30 dakika, şirket toplantılarında ise 50 dakikalık sürelere dikkat ettiklerini söylüyor. Ona göre “sunumlarda” bir kısıtlama yok. Süreyi, toplantının önemi ve sunumun konusu belirliyor.
Alternatifbank’ta toplantılar için 1 saat süre sınırı var. Genel Müdür Yardımcısı Hale Ökmen Ataklı, “Ancak, sunumlarda slayt sayısı ya da bir süre sınırlaması yok” diyor.
YÖNETİM SANIŞMANI ADAM GRANT’TEN 3 ÖNERİ
- Arka arkaya uzun toplantılar insan beynini yorar, iyileşmek için araya ihtiyaç vardır.
- Araştırmalar, toplantı aralarında 10 dakikalık kesintinin yenilemeyi sağladığını gösteriyor. Daha az stres ve odağı artırmak için ara verilmeli.
- 30/60 dakikalık sunumlar yerine 20-50 dakikalık süreler, kısa sunumlar tercih edilmeli.
TOPLANTI VE SUNUM GERÇEĞİ
New York Times’a göre ABD’de yılda 11 milyon şirket toplantısı yapılıyor. Bunların 1/3’ü verimsiz geçiyor. İşte bu verimsizliğin öne çıkan rakamları…
- %37: Toplantılardaki en önemli sorunlardan birini geç başlama oluşturuyor. Aynı araştırmaya göre en az 1 kişinin geç kaldığı toplantı oranı yüzde 37 düzeyinde.
- %80: Pandemi sonrasında yapılan anket, katılan yöneticilerin yüzde 80’inin önceliğinin toplantıları daha “verimli” hale getirmek olduğunu ortaya koyuyor. Kaynak: McKinsey
- %70: Harvard Üniversitesi’nden Carmine Gallo’ya göre toplantı enflasyonu, çalışanların yüzde 70’ini verimsiz çalışmaya itiyor. Çalışanların yüzde 92’si de bu verimsizlik görüşüne katıldığını belirtiyor.
- %7 – %15: McKinsey, çok sayıda şirket insan kaynakları bütçelerinin bu orandaki miktarını toplantılara ayırıyor. Çalışanların yüzde 92’si de bu verimsizlik görüşüne katıldığını
belirtiyor. - %17: Harvard Business School’un 76 büyük şirket arasında yaptığı çalışmada, toplantı/sunum süreleri yüzde 40 azaltıldığında, verim yüzde 71 oranında yükseliyor.
GENÇ KUŞAK NE DİYOR?
PELİN AKIN ÖZALP
Akfen Holding YKÜ
Bence ideal sunum süresi 20 dakika. Ancak, çoğu konuyu bu sürede işlemek çok zor. Eğer konu yeni değil ve online yapılıyorsa, 20 dakika yeterlidir. İlk defa açılacak bir konuysa ve online olacaksa, 30 dakika iyidir.
CEM GARİH
Alarko Ventures Yönetici Ortak
Sunumun uzunluğu ve kabul edilebilir süre düzeyini konu belirler. Ancak, ideal bir sunum süresinin 15-20 dakika olduğunu düşünüyorum. Sonrasında ise soru-yanıt ile ilerlenir.
FERHAT ZAMANPUR
Silk&Cashmere CEO
Sunumlarda zaman faktörü eskisinden daha çok kritik. Dikkat ve vakit, artık çok değerli. İki kaynağı verimli kullanmalı. TED örneğinde zaman 17 dakikadır. Ben bunun yarısının ideal olduğunu düşünüyorum.
MELİSA TAPAN
Gate27 Kurucusu
Bana göre sunumun uzunluğu değil, içeriği çok önemli. Tahammül seviyem ise ilgilendiğim konu ve konuşmacının sunum yönetimine göre değişir.
