Fast Company Türkiye
CEO Elon Musk, 10 yıldan biraz uzun sürede, Tesla’yı pek bilinmeyen bir şirketten dünyadaki en değerli otomobil üreticilerinden birine çevirmeyi başardı.
Köklü ve sağlam pozisyona sahip rakiplerine karşı başarılı olmak için Musk çok çalışması ve farklı düşünmesi gerektiğini iyi biliyordu. Pratik olmalı ve çevik bir şirket yaratmalıydı. Bunun önemli ayaklarından biri de etkin toplantı yönetimiydi.
Musk, geçen yıl şirket yöneticilerine mükemmel bir e-posta göndererek toplantıların nasıl yapılması gerektiğine dair ipuçları verdi. Ve muhtemelen bu toplantılar şirketinizde yapılanlardan çok daha farklı görünüyor!
İşte Elon Musk’ın daha verimli toplantılar için koyduğu üç kural:
- Büyük toplantılardan kaçının
Musk, “Tüm katılımcıların değer sağladığından emin değilseniz büyük toplantılardan kurtulun. Eğer sağlıyorlarsa da süreyi çok kısa tutun” diyor. Bir röportajda Musk, Tesla’daki tipik bir toplantının katılımcılarının en fazla dört ila altı kişiden oluşması gerektiğini belirtiyordu.
Yönetim uzmanları da bu düşünce tarzına katılıyor.
MIT Sloan School of Management’tan Prof. Neal Hartman, CNN’e verdiği bir söyleşide şunları söylüyor: “İnsanlar toplantıda gerçekten kimin olması gerektiğini düşünmüyor. Birçok insan davet ediliyor ve eğer konu kendileriyle alakalı değilse, katkıda bulunacak bir şeyleri olmadığını hissediyor ve yapabilecekleri diğer şeyleri düşünerek orada oturuyorlar. ”
Sonuç: Bir sonraki davet listenizi oluştururken kendinize sorun: Bu listede kim en çok değer katacak (veya elde edecek)? Orada olması gerekmeyen biri var mı?
Bu tür sorular, bileşimi gerçekten olması gerektiği kadar tutmanıza yardımcı olabilir. Bu da diğer herkesin daha verimli işlere odaklanmasını sağlar.
- Bir toplantıya değer katmıyorsanız, çıkın.
Bir toplantıya davet edilirseniz ve orada olmamanız gerektiğinizi fark ederseniz ne yapmalısınız? Musk’ın tavsiyesi: “Toplantıdan çıkın.”
Muhtemelen çoğu şirket bu kuralı şok edici bulur, ancak aslında muhteşem.
Anahtar, elbette, bu kuralı toplantı kültürüne dahil etmektir. Ekip liderleri ve üyeleri bu kuralı yararlı olarak gördüklerinde ve titizlikle kullanma konusunda doğru örneği oluşturduklarında, şirkette özgünlük ve şeffaflık güçlenir.
Tesla’da değer katmadığınız bir toplantıyı bırakmanın kabalık olup olmadığı sorulduğunda Musk, “Hayır, beklenen bu” diyor; “Ayrılmak kabalık olmaz. Birini kalmaya ve zamanını boşa harcamaya zorlamak kabalıktır.”
Sonuç: Toplantılarınızda aşırı sıkıldıkları için telefonlarına yapışan katılımcılar varsa, bu kuralı uygulamaya başlayıp başlayamayacağınızı düşünün.
- Sürekli toplantı yapmayın
“Son derece acil bir mesele yoksa, sık yapılan toplantılardan da kurtulun” diyor Musk; “Acil sorun çözüldüğünde toplantı sıklığı hızla düşmelidir.”
Büyük bir kuruluş için çalışmış olan herkes bu üçüncü kuraldaki değeri anlayacaktır. Genelde toplantılar, öncelikli bir meseleyle başa çıkmak için programa dahil edilir. Ancak konu halledildiğinde, aynı sıklıkta tekrarlanmaya devam eder.
Bu, toplantıları düzenleyen kişi fark edip önlem almadan önce sadece bir veya iki kez meydana gelse bile, zaman harcanmış ve diğer yüksek öncelikli konular bir kenara itilmiş olur.
Sonuç: Kendinize sorun; bu toplantının arkasındaki ihtiyaç ne kadar acil? Toplantı sıklığını azaltabilir ve güncellemeleri e-posta veya grup sohbeti aracılığıyla iletebilir miyim?
Eğer yapabilirseniz, herkese zaman kazandıracak ve yaptığınız toplantıların değerini artıracaksınız.
