Mehtap Demir
YAZI: MEHTAP DEMİR
Yeni bir çalışanın şirkete katıldığı ilk gün, çoğu organizasyon için yalnızca bir işe başlangıç tarihi gibi görünür. Oysa araştırmalar bunun çok daha kritik bir dönüm noktası olduğunu gösteriyor. Çalışanların ilk 90 gün içindeki deneyimi, şirkette kalma süresinden performansına, bağlılığından kurum kültürünü benimsemesine kadar pek çok sonucu doğrudan etkiliyor.
Araştırmalara göre güçlü bir ‘başlangıç’ (onboarding) programına sahip şirketlerde yeni çalışanların elde tutulma oranı yüzde 82’ye, verimlilik seviyeleri ise yüzde 70’in üzerine çıkabiliyor. Buna karşılık çalışanların önemli bir bölümü, işe başladıktan sonraki ilk haftalarda şirketten ayrılıp ayrılmamaya karar veriyor.
Kariyer.net’in araştırması bunu destekliyor. Araştırmaya göre işe başlayanların yüzde 41’i, ilk 30 gün içinde başka şirketlere de başvuru yapıyor. Bu oran ilk 1 yıl içinde yüzde 62’ye çıkıyor.
Benzer tablo ABD’de de var. U.S. Bureau of Labor Statistics verilerine göre çalışanların yaklaşık yüzde 20’si, işe başladıktan sonraki ilk 45 gün içinde organizasyondan ayrılıyor.
Bunun yanı sıra SHRM (Society for Human Resource Management) araştırmaları, çalışanların yüzde 90’ının bir şirkette kalıp kalmama kararını ilk 6 ay içinde verdiğini ortaya koyuyor. Bu bulgu, işe başlama sonrası deneyimin uzun vadeli çalışan bağlılığı üzerindeki etkisine işaret ediyor.
KRİTİK KIRILMA NOKTASI!
Gallup verilerine göre çalışanların yalnızca yüzde 12’si şirketlerinin “onboarding” (işe hazırlama süreci) uygulamalarını “çok iyi” olarak değerlendiriyor. Bu düşük oran, birçok organizasyonda ilk deneyim tasarımının hâlâ geliştirilmesi gereken bir alan olduğunu gösteriyor.
Buna karşılık yapılandırılmış onboarding süreçleri, çalışan bağlılığını ve elde tutma oranını yüzde 82’ye kadar artırabiliyor. Brandon Hall Group ve SHRM verilerine göre iyi tasarlanmış süreçler, çalışanların üretkenliğe ulaşma süresini yüzde 70’e kadar hızlandırabiliyor ve yeni çalışanların 3 yıl içinde şirkette kalma olasılığını yüzde 58 artırabiliyor.
Aberdeen Group araştırmasına göre ise yapılandırılmış ‘işe hazırlık’ deneyimi yaşayan çalışanlar, tam verimliliğe yüzde 34 daha hızlı ulaşıyor.
Aynı şirketin araştırması, çalışanların yaklaşık yüzde 20–22’sinin ilk 45 gün içinde işten ayrıldığını ortaya koyuyor. Bu dönem aynı zamanda duygusal bağın oluştuğu kritik bir zaman dilimi olarak görülüyor. Çok sayıda ‘ilk deneyimin’ yaşandığı bu dönemde şirkete güven de şekilleniyor.
İşe alım ile başlangıç arasındaki dönem olarak tanımlanan “pre-boarding” ise modern ‘işe alma’ sürecinin en kritik parçalarından biri haline gelmiş durumda. SHRM verilerine göre bu dönemde düzenli iletişim kuran şirketler, teklif iptallerini yüzde 50’den fazla azaltabiliyor. 2 ila 4 haftalık bir “sessiz dönem” ise adayda belirsizlik ve kaygı yaratırken rakip işverenlerin devreye girmesine zemin hazırlıyor ve bağ kurma sürecini zayıflatıyor.
HATALI SÜRECİN FATURASI
Bu konudaki başarısızlık yalnızca yeniden işe alım ihtiyacı yaratmakla kalmıyor, insan kaynakları maliyetlerini de önemli ölçüde artıyor. Ortalama işe alım maliyeti (cost-per-hire), pozisyonun seviyesi ve sektöre göre değişmekle birlikte ABD’de birkaç bin dolardan başlayarak üst düzey rollerde katlanarak artırıyor.
SHRM’in araştırmasına göre ortalama işe alım maliyeti, çoğu senaryoda 4 bin–5 bin dolar bandında seyrediyor.
Bir çalışanın yerine yenisini bulma ve işe hazırlama maliyeti ise bazı durumlarda yıllık maaşın 6 ila 9 katına kadar çıkabiliyor. Şirketler de bu dönüşümün etkilerini doğrudan deneyimliyor ve onboarding süreçlerini yeniden yapılandırıyor.
Ergene Consulting Kurucusu ve Boyden Türkiye Ülke Lideri Murat Ergene, işe alım sürecinin çoğu şirketin düşündüğünden çok daha kritik olduğunu ve bu yatırımın geri dönüşünün ilk 60–90 gün içinde belirlendiğini söylüyor:
“Yeni işe başlayanların yüzde 20’si ilk 45 gün içinde işten ayrılıyor. Güçlü onboarding uygulamalarında ise çalışan bağlılığı yüzde 30’a kadar artıyor. Bu nedenle süreci iyi yönetmek gerekiyor. İdeal süreç ise 3 temel üzerine kuruludur. Bu süreç ideal olarak 1 ile 3 ay arasında yönetilmelidir.”
İLİŞKİ İÇİN DOĞRU TEMEL
MY Executive Kurucu Ortağı Müge Yalçın’a göre onboarding sürecinin başarısı, işe alım sürecinin doğru kurgulanmasıyla başlıyor. Yalçın, insan kaynağının şirketlerin en kritik sermayesi olduğunu ve kısa sürede yaşanan ayrılıkların yüksek maliyet yarattığını vurguluyor. Özellikle üst düzey yöneticilerde ilk 3 ay – 100 günün kritik olduğuna dikkat çeken Yalçın, bu dönemde yaşanan ayrılıkların büyük bölümünün ise işe alım sürecindeki hatalardan kaynaklandığını ifade ediyor.
Müge Yalçın’a göre işe hazırlama sürecinde 4C modeli (Compliance, Clarification, Culture, Connection) güçlü bir çerçeve sunuyor. Bu model, uyum, rol netliği, kültür aktarımı ve ilişki kurulması üzerinden çalışan ile şirket arasındaki bağı güçlendiriyor.
Uygulamada ise hoş geldin KİT’leri, ilk gün kahvaltı veya yemek organizasyonları, “buddy” (ekip arkadaşı) atamaları ve farklı departmanlarla tanıştırmalar öne çıkıyor. Özellikle ilk 3 ayda yapılan haftalık geri bildirim toplantıları kritik rol oynuyor.
ANINDA TEMAS ÖNEMLİ
Tam Finans’ın İK Genel Müdür Yardımcısı Gülçe Okan, bu süreci yalnızca ilk gün oryantasyonu olarak değil, adayın şirketle ilk temasından itibaren başlayan “bütünsel bir deneyim” olarak ele aldıklarını söylüyor. Bu amaçla ‘Journey’ adlı bir dijital uygulama başlattıklarına dikkat çekiyor. Çalışanlara 6 aylık bir gelişim ve uyum süreci sunan program, şirket kültürü, iş yapış biçimleri, ürünler ve süreçler konusunda bilgilendirme de yapıyor.
Dikkat çekici uygulamalardan biri de “Buddy sistemi”. Yeni başlayanlara ilk hafta boyunca eşlik eden buddy’ler; departman işleyişi, teknik süreçler ve ekipler arası iletişim konusunda destek sağlıyor, yemeklerde eşlik ediyor.
Tam Finans’tan Gülçe Okan, Mart 2025’te devreye alınan programın ardından olumlu sonuçlar gözlemlediklerini ifade ediyor: “Müşteri temsilcisi pozisyonlarında 6 aylık tutundurma oranı yüzde 10 düzeyinde arttı.”
Mudo Sorumlu Genel Müdür Yardımcısı Sevra Mahalli, yeni çalışanların şirkete adaptasyonunda mağaza deneyimini merkeze aldıklarını söylüyor. Yeni ekip üyeleri ilk hafta İK oryantasyonuna katılıyor, ardından ilk 2 ay içinde mağaza oryantasyonuna yönlendiriliyor.
Şirket, üç aylık “Buddy Programı” da uyguluyor. Bu kapsamda yeni çalışanlara, şirketi ve işleyişi yakından bilen bir ekip arkadaşı eşlik ediyor. Sürecin önemli ayaklarından birini de çalışan geri bildirimi oluşturuyor. İlk 2 ayın sonunda yeni çalışanlara anket gönderiliyor; elde edilen geri bildirimler bire bir kahve sohbetleriyle derinleştiriliyor.
Mahalli’nin paylaştığı verilere göre şirketin ilk 45 gün içerisindeki işten ayrılma oranı son 2 yılda yaklaşık yüzde 5 seviyesinde gerçekleşti.
ASLINDA BİR YOLCULUK!
DHL eCommerce Türkiye CHRO’su Seda Armağan, yeni çalışanların şirkete adaptasyon sürecinin yalnızca ilk gün oryantasyonu değil, bütünsel bir yolculuk olduğu görüşünde.
Şirketin onboarding süreci hem operasyonel hem de kültürel adaptasyonu kapsayacak şekilde yapılandırılıyor. İlk günden itibaren rol ve beklentilerin net şekilde aktarılması, ekiplerle hızlı temas kurulması ve şirket kültürünün deneyimlenmesi hedefleniyor.
Armağan’a göre süreçte yalnızca Türkiye operasyonları değil, DHL’in global kültürü ve çalışma yapısı da yeni çalışanlara aktarılıyor. Şirketin dijital platformu Smart Connect üzerinden erişilebilen içerikler ve yöneticilerin aktif rol aldığı karşılama süreciyle çalışanların kendilerini daha güvende ve bağlı hissetmeleri amaçlanıyor.
Seda Armağan, saha operasyonlarının yoğun olduğu sektörlerde işe alışma sürecinin çalışan bağlılığı üzerinde doğrudan etkili olduğuna dikkat çekiyor. Bu nedenle onboarding süreçlerini yapılandırmak son derece kritik. İlk gün eğitimleri, yöneticilerin sürece daha aktif dahil olması ve çalışan geri bildirimlerinin sistematik şekilde toplanması bu dönüşümün önemli parçaları arasında yer alıyor.
Ege Yapı İK Direktörü Gülnur Narin, yeni işe başlayan çalışanlar için 3 ayaklı bir oryantasyon modeli uyguladıklarını belirtiyor: “Online oryantasyon, sahada oryantasyon ve iş başında oryantasyon.”
Narin’e göre bu yapı, çalışanların pozisyon ve yetkinliklerine göre kişiselleştiriliyor. Sürecin hem şirket kültürüne adaptasyon hem de işe hazırlık olmak üzere iki temel boyutu bulunuyor. Narin, Ege Yapı’da deneme süresi içindeki ayrılma oranının “yüzde 1’in altında” olduğunu kaydediyor.
ANINDA KÜLTÜR TEMASI
Enerjisa Üretim İnsan ve Kültür Genel Müdür Yardımcısı Ayşegül Gürkale, çalışan deneyimini işe alımın ilk anından itibaren ve bütüncül bir yapı olarak kurguladıklarını kaydediyor.
Gürkale’ye göre teklifin kabul edilmesiyle birlikte işe başlamadan önceki uyum süreci devreye giriyor. Bu aşamada yeni çalışan, rolü ve ekibi hakkında bilgilendiriliyor, yöneticisi ve mentorundan “hoş geldin” mesajı alıyor, evrak ve idari süreçleri önceden tamamlanıyor. Böylece ilk iş günü, belirsizliklerden uzak, çalışan için daha hazırlıklı ve güvenli bir deneyime dönüşüyor.
Şirkette işe hazırlık süreci, ilk gün, ilk hafta ve ilk 90 gün yaklaşımıyla yapılandırılıyor. Oryantasyon oturumları, ekip içi tanışmalar, rol ve hedef netleştirme süreçleri ile mentor ve yönetici temasları eş zamanlı yürütülüyor.
ENbuddy uygulaması kapsamında her yeni çalışana deneyimli bir ekip arkadaşının eşlik ettiğini, ayrıca yöneticiyle erken temas ve düzenli geri bildirim görüşmelerinin de süreci desteklediğini paylaşan Gürkale’ye göre bu yapı, yeni çalışanların yalnız hissetmesini engelliyor, adaptasyonu hızlandırıyor ve beklenti uyumsuzluklarını en baştan azaltıyor.
Esas Holding İK Direktörü Sinem Konuk Gelirli, yeni çalışma arkadaşlarının kuruma adaptasyonunda en kritik önceliklerinin “kültür ve değer uyumu” olduğunu vurguluyor.
Esas Holding’de ‘onboarding’ süreci, klasik oryantasyon programlarının ötesine taşınıyor. Yeni çalışanlar yalnızca sunumlarla değil, doğrudan birlikte çalışacakları ekiplerle birebir temas kurarak sürece dahil ediliyor.
Gelirli, şirketin genel olarak düşük çalışan devir oranına sahip olduğunu, bunu özellikle ilk deneyim sürecine verdikleri öneme bağladıklarını da vurgularken “Uzun yıllardır ilk 45 gün içerisinde anlamlı bir ayrılma oranı yaşamıyoruz” diye konuşuyor. Bu sonucun yalnızca bir metrik değil, doğru insanı doğru ortamla buluşturduklarının ve güçlü bir çalışan deneyimi inşa ettiklerinin göstergesi olduğunun altını çiziyor.
DOĞRU ‘BUDDY’ SİSTEMİ
Pluxee Türkiye CHRO’su Feride Düzduran Gündüz, işe hazırlık sürecini yakın zamanda yenilediklerini, çalışanların işe adaptasyonunu daha hızlı ve rahat hale getirmeyi hedeflediklerini kaydediyor.
Gündüz’e göre özellikle ilk iki ay, yeni çalışanların organizasyona uyumu açısından kritik bir dönem. Bu süreçte yönetici ve ‘buddy’ iş birliğiyle çalışanların adaptasyonu yakından takip ediliyor ve ihtiyaç duyulan noktalarda sürekli destek sağlanıyor. Amaç ise ilk günden itibaren “Birlikteyiz” hissini güçlendirmek.
Pluxee Türkiye’de onboarding sürecinde çalışanlara yol gösterici el kitapçıkları, ürün ve servis bilgileri, global politikalar ve lokal prosedürler gibi kaynaklara kolay erişim imkânı sunuluyor.
Feride Düzduran Gündüz, “ilk 45 gün” içindeki işten ayrılma oranlarının “oldukça düşük seviyelerde” olduğunu vurgularken bu sonucun arkasında en önemli etkenin, iyi kurgulanmış işe alım ve doğru aday eşleşmesine odaklanan strateji olduğunu kaydediyor.
SAP Bölge İK Direktörü Hande Genç, oryantasyon sürecinin çalışan şirketle resmi olarak başlamadan önce devreye girdiğini belirtiyor.
Bu süreçte her yeni çalışan için bir ‘buddy’ atanıyor. Yönetici, işe alım uzmanı ve buddy, çalışanla daha işe başlamadan iletişime geçerek süreci birlikte başlatıyor. Ayrıca gerekli portal erişimleri sağlanarak çalışanların SAP sistemlerine ve iş süreçlerine önceden aşinalık kazanması hedefleniyor.
Oryantasyon programı yalnızca ilk günle sınırlı değil; ilk gün, ilk hafta, ilk ay ve ilk yılı kapsayan bütünsel bir deneyim olarak tasarlanıyor. İlk gün ofiste gerçekleştirilen karşılama programının ardından, ilk ay içinde yurt dışında bir hafta süren yüz yüze oryantasyon programı sunuluyor. Yeni çalışanların adaptasyon süreci ilk yıl boyunca yönetici, İnsan Kaynakları ve buddy desteğiyle yakından takip ediliyor. Hande Genç, “Deneme süresi içinde işten ayrılma oranı sıfır” sözleriyle stratejilerinin başarısına dikkat çekiyor.
TP Türkiye & Azerbaycan İK Başkan Yardımcısı Jülide Marangoz’a göre onboarding süreci, şirketle kurulan ilişkinin temelini atan uçtan uca bir deneyim. Şirketin yaklaşımının merkezinde HRM3 modeli yer alıyor: “Hear – Reflect – Move / Momentum / Meaning.” Bu modelde adayın daha başlamadan beklentileri ve motivasyonu dinleniyor, ilk 30 günde geri bildirimler aksiyona dönüştürülüyor, ilk 45 günde ise çalışanların iş üretmeye başlayarak yaptıkları işin anlamını görmeleri sağlanıyor.
Marangoz, ilk 30 gün memnuniyet skorunun yüzde 82’den yüzde 91’e yükseldiğini, “kendini ait hissetme” oranının yüzde 98’e ulaştığını ve ilk 14 gün içinde yöneticiyle birebir görüşme oranının yüzde 95’in üzerine çıktığını vurguluyor.
Marangoz, bu dönüşümle birlikte “ilk 45 gün” içindeki ayrılmalarda yüzde 20’ye varan iyileşme, ilk 60 günde bağlılık skorunda artış ve “doğru karar vermişim” algısında yüzde 88 seviyesine ulaşıldığını kaydediyor.
‘OTOKOÇ’TA CO-MATE FARK YARATIYOR
İNAN EKİCİ
Otokoç Otomotiv Lideri
ŞİRKETİN PARÇASI
Onboarding süreci yalnızca bir işe alım faaliyeti değil, yeni bir yolculuğun başlangıcı. Aramıza katılan her ekip arkadaşı, bir pozisyonu doldurmanın ötesinde şirket kültürümüzün bir parçası haline geliyor.
SÜREÇ ÖNCEDEN BAŞLIYOR
İşe hazırlık sürecinin, işe başlama tarihinden önce başlaması gerektiğine inanıyoruz. Dijital onboarding platformumuz üzerinden yeni ekip arkadaşlarımız, daha ilk günden önce şirketimizi, iş yapış biçimlerimizi ve kültürümüzü tanımaya başlıyor.
YAPILANDIRILMIŞ DENEYİM
Yeni ekip arkadaşlarımıza ilk gün, ilk hafta ve ilk ayda neler deneyimleyeceklerini önceden paylaşıyoruz. Bu sayede sürecin güvenli ve öngörülebilir bir çerçevede ilerlemesini sağlıyoruz.
SAHA DENEYİMİ
Organizasyonu daha iyi tanıyabilmeleri için yapılandırılmış bir yol haritası sunuyoruz. Özellikle merkezde başlayan çalışanlarımızın ilk aylarında şube ve sahada deneyim kazanmalarını destekleyerek merkez–saha bağını güçlendiriyoruz.
CO-MATE YAKLAŞIMI
Co-Mate yaklaşımımızla her yeni çalışanımıza deneyimli bir yol arkadaşı atıyoruz. Bu yapı, resmi olmayan soruların rahatça sorulabildiği güvenli bir alan yaratıyor ve adaptasyonu kolaylaştırıyor.
FİZİKSEL ‘ONBOARDING’ DÖNEMİ
Vodafone Türkiye İcra Kurulu Başkan Yardımcısı Nazlı Tlabar Güler, ‘onboarding’ sürecini çalışan deneyiminin en kritik başlangıç noktası olarak görüyor. Güler, süreç segment bazlı tasarlanırken tüm programların merkezinde “müşteriyi odağa koymak” yaklaşımının yer aldığını kaydediyor. ‘Discover’ programı ve uzun dönem stajyerler için daha deneyim odaklı bir onboarding kurgulanıyor. Genç yetenekler networking ve atölyelerle bağ kurarken, çağrı merkezi deneyimi, teknoloji altyapı ziyaretleri ve Vodafone bayilerinde saha günü gibi uygulamalarla müşteriyi ve operasyonu doğrudan deneyimleme fırsatı buluyor.
2025 itibarıyla ‘onboarding’ süreçlerini fiziksel modele taşıyan kurumda yeni çalışanlar 2 gün boyunca Genel Merkez’de ağırlanıyor. Bu süreçte şirketin iş yapış biçimi, değerleri ve ürünleri yakından tanıtılırken çağrı merkezi ve kurumsal çözüm deneyimleri de yerinde gözlemleniyor. Her çalışana bir buddy atanarak adaptasyon süreci destekleniyor.
Güler, bu yaklaşımın özellikle fiziksel ‘onboarding’ sonrası çalışan adaptasyonu ve erken dönem bağlılıkta olumlu sonuçlar verdiğini de vurguluyor.
Kritik Rakamlarla Onboarding Etkisi
ABD İstatistik Bürosu’na göre işe başlayan çalışanların %90’ı ilk 45 gün içinde işten ayrılıyor. Türkiye’de kariyer.net’in verileri ise yeni işe girenlerin %41’inin ilk 30 günde başka iş aradığını gösteriyor.
%90
İK örgütü SHRM’in verileri, çalışanların %90’ının ilk 6 ay içinde şirkette kalıp kalmama kararını verdiklerini ortaya koyuyor.
%70
Brandon Hall Group’un araştırmaları, iyi yapılandırılmış onboarding’in üretkenliği %70 düzeyinde artırdığını gösteriyor. Çalışan bağlılığını artırma oranı ise %34’ü buluyor.
6-9 MAAŞ
SHRM’in hesaplamalarına göre, ayrılan bir çalışanın yerine yenisini bulmanın maliyeti, sektör ile pozisyona göre değişmekle birlikte 6-9 maaş ek maliyet yaratıyor.
%58
Aynı araştırmaya göre, ‘iyi onboarding’ süreci yaşayan çalışanların 3 yıl sonunda şirkette kalma olasılığı % 58’i buluyor.
3 SAAT
Enboarder’in araştırması, 5 İK liderinden 2’sinin ‘yeni işe alma süreci’ için bilgi toplama/değerlendirme için 3 saat harcadığını ortaya koyuyor.
EN KRİTİK DÖNEM
Akkök Holding CHRO’su Duygu Erzurumlu Cengiz, onboarding sürecinin yalnızca bir oryantasyon olarak görülmemesi gerektiğini, kritik bir dönem olduğunu vurguluyor. Akkök’te süreç, çalışan daha başlamadan dijital içerikler, tanışma iletişimleri ve yöneticilerle ilk temaslarla başlatılıyor.
İlk haftalarda buddy uygulamaları, lider buluşmaları ve düzenli geri bildirim mekanizmalarıyla çalışanların hem iş süreçlerine hem de kurum kültürüne uyumu destekleniyor.
Cengiz, ilk 45–90 günlük dönemi kritik bir adaptasyon süreci olarak ele aldıklarını belirtiyor. Bu kapsamda sürecin daha veri odaklı, kişiselleştirilmiş ve etkileşimli hale getirildiğinin altını çiziyor.
Düzenli geri bildirim görüşmeleri ve yöneticilerin aktif rol aldığı temas noktaları sayesinde çalışan deneyimi yakından takip ediliyor. Özellikle genç yeteneklerin şirkete yalnızca başlaması değil, “ait hissetmesi” temel başarı göstergesi olarak görülüyor.
GÖZDE SÜREÇ PROGRAMLARI
1- PRE-BOARDING
Çalışan işe başlamadan önce ekip tanıtımları, dijital içerikler, hoş geldin mesajları ve ilk hafta planları paylaşılıyor.
2- İLK 90 GÜN TASARIMI
İşe hazırlık süreci, 30-60-90 günlük kilometre taşlarıyla yapılandırılıyor ve çalışanın gelişimi sistematik olarak izleniyor.
3- BUDDY SİSTEMİ
Yeni çalışana, sorularını yanıtlayacak ve sosyal uyumunu destekleyecek deneyimli bir ekip arkadaşı atanıyor.
4- YÖNETİCİ KONTROLLERİ
İlk hafta, ilk ay ve ilk 90 gün boyunca yöneticilerle düzenli birebir görüşmeler gerçekleştiriliyor.
5- DİJİTAL PLATFORMLAR
Eğitimler, görev listeleri, şirket bilgileri ve ilerleme takibi tek bir dijital platform üzerinden yönetiliyor.
6- ERKEN BAŞARI HEDEFİ
İlk 30 gün içinde ulaşılabilecek somut hedefler belirlenerek çalışanın hızlı başarı hissi yaşaması sağlanıyor.
