Etkin karar formülleri

YAZI: M.RAUF ATEŞ

Rakamların gücü aslında her şeyi açıkça ortaya koyuyor. Psychology Today dergisinde yayınlanan araştırma, ortalama bir insanın günde 35 bin adet karar verdiğini ortaya koyuyor. Bunun içinde yiyecekten yol tercihine, giyimden TV kanalına kadar her şey dahil. Eğer bir insanın günde ortalama 7 saatini uyuyarak geçirdiği dikkate alınırsa, saatte 2 bin ya da 2 saniyede 1 karar aldığı anlamına geliyor.

Sıradan insanları kapsayan bu araştırmanın doğruluğunu, iş dünyasını kapsayan bir başka çalışmanın sonuçları da destekliyor. “Don’t Trust Your Gut” adlı kitabın yazarı Seth Stephens-Davidowitz liderliğinde hazırlanan araştırmaya katılan yöneticilerin yüzde 74’ü, son 3 yılda karar sayısının 10 kat arttığını söylüyor. Yüzde 78’i ise “veri bombardımanına” tutulduklarından, bu büyük veri akışı içinde karar almak zorunda kaldıklarından yakınıyor.

Bu rakamlar, içinde bulunduğumuz dönemde karar alma, süreci yönetme, hız ve verimlilik gibi konuların çok kritik hale geldiğini gösteriyor. Dünyanın dört bir yanındaki liderler de yeni dönemin teknolojik olanaklarından yararlanıp, en isabetli kararı, doğru zamanda vermenin yollarını arıyor.

“DAHA ÇOK KARAR” ZAMANI

McKinsey’ye göre üst düzey yöneticiler zamanlarının yaklaşık yüzde 40’ını karar verme süreci için harcıyorlar. Daha da önemlisi yöneticiler bu konudaki zamanlarını çok kötü kullandıklarına dikkat çekiyorlar. Araştırmaya göre yöneticiler “O kadar çok karar vermek zorunda kalıyoruz ki bu bizi yoruyor” görüşünü dile getiriyorlar.

Ancak tek sorun “yorgunluk” değil. 1200 kişi ile yapılan araştırma, “etkin” olmayan kararların, tipik bir Fortune 500 şirketine yılda 530 bin “yönetici gününe” mal olduğunu ortaya koyuyor. Bu da 250 milyon dolarlık yıllık “ücrete” denk geliyor.

Doğru işlemeyen karar süreçleri, yavaş giden görüşmeler ve eşit olmayan karar alma süreçleri, liderlerin bu konudaki hayal kırıklığını da artırıyor. Procter&Gamble (P&G) Bölge Başkanı Tankut Turnaoğlu da karar sayısındaki artışı doğruluyor. “Bunun ana nedeni ise planlama döneminin kısalması, makro ekonomik ve jeopolitik nedenlerdeki değişiklik hızının artmasıdır” diyor. Ona göre bunun yanı sıra ESG ve dijital dönüşüm gibi yeni liderlik alanlarının doğması da “karar sayısını” artıyor.

İŞ BANKASI’NDA KOLEKTİF AKIL

Araştırmalar, bazı durumlarda “karar vermenin” yöneticilerin zamanının yüzde 70’ini alabileceğini ortaya koyuyor. Bu durumda ise devreye “delege etmek” giriyor.

Bain&Company’nin uzmanlarına göre, bunun için kararlar sıklık, risk ve önemlerine göre sınıflandırılmalı, bir bölümü CEO tarafından delege edilmeli. Bain’in araştırmasına katılan üst düzey yöneticilerin yüzde 25’i, şirketlerinde “yüksek kaliteli ve hızlı” yetki devri yapıldığını belirttiler. Bu da yetersiz bir oran anlamına geliyor. Çünkü, Bain&Company uzmanları, “Karar devretme oranı yüksek ve sık yapıldığında şirket kültürü üzerinde bir etki yapar, verimliliği artırır” diye konuşuyorlar.

İş Bankası’nda karar alma süreçleri, “kolektif akla dayalı, kapsayıcı ve katılımcı bir yaklaşıma dayalı” işliyor. Genel Müdür Hakan Aran, “Buna karşılık, İcra Kurulu üyelerimizin her biri, bölüm, bölge ve şube müdürlerimiz kendi sorumluluk alanında en geniş yetkiyle donatılmış olup, günlük işleyişte başka kimseye ihtiyaç duymadan karar alıp ilerleyebilirler” diye konuşuyor ve ekliyor:

“Bu iki söylediğim kesinlikle birbirine tezat değildir, bankanın günlük işleyişinde geniş bir yetki delegasyonu vardır. Stratejik kararlarda ise geniş bir katılım, iç sistemlerin görüşleri, İcra Kurulu seviyesinde tartışma, Sendika ile istişare ve YK onay süreçleriyle her konu çok boyutlu ve derinlemesine ele alınır.”

Hakan Aran’a göre bu ayrım ve yaklaşım hem stratejik kararların doğruluğunu artırıyor, hem bankanın şaşırtıcı bir çeviklikte hareket etmesine imkân sağlıyor: “Bankamızın pazar paylarındaki, kârlılığındaki, net tavsiye skorundaki ve hisse fiyatındaki olumlu ve rakiplerden pozitif yönde ayrışan değişimler de karar alma modellerimizin sağlıklı işlediğini göstermektedir.”

KARAR ALMA EĞİTİMİ

Trendyol’da karar sürecinde farklı bir yol izleniyor. Trendyol CEO’su Erdem İnan, “Şirkete katılan her arkadaşımıza, başladığı hafta itibarıyla karar alma süreçlerimizi anlatan, neye nasıl bakarak karar verdiğimize odaklanan detaylı bir eğitim veriyoruz” sözleriyle bu farkı ortaya koyuyor ve ekliyor:

“Karar alma süreçlerimizi veriye nasıl bağladığımızı, ilgili veriyi nasıl topladığımızı, değerlendirdiğimizi ve sonrasında da karar almak için nasıl kullanacağımızı anlatan detaylı bir eğitim uyguluyoruz.”

Erdem İnan’ın çizdiği bu çerçevede amaç, daha fazla kişiyi karara dahil etmek, böylece liderin yükünü daha da azaltmak. Bu eğitim sayesinde karar alma sürecinde nelerin kullanılması gerektiği bütünüyle aktarılıyor. Böylece “iç karar alma süreçlerinde” eğitimde aktarılanlara uygun olarak ilerleme amaçlanıyor. Trendyol CEO’su şöyle devam ediyor:

“Amacımız her ekip arkadaşımızın kendilerini ilgilendiren kararlara olabildiğince otonom bir şekilde ama işimizin tamamını da düşünerek karar verebilmesi. Burada da liderlerimizden bir sonraki sefere, kendi dahiliyetleri olmadan aynı kararın nasıl alınabileceğini değerlendirmelerini ve buna göre ekiplere destek olmalarını, onların yolunu açmalarını bekliyoruz.”

BOZUKLUĞU ÖNLEMEK İÇİN!

Liderler, bozuk karar alma süreçleri, yavaş müzakereler ve eşit olmayan karar alma sonuçları nedeniyle giderek daha fazla hayal kırıklığına uğruyor. Bu hayal kırıklığını yine 1200 üst düzey yönetici ile yapılan araştırma ortaya koyuyor. Çünkü, üst düzey yöneticilerin yüzde 50’sinden daha azı, kararların “zamanında” alındığına dikkat çekip, gecikme konusuna dikkat çekiyor. Daha da önemlisi yüzde 60’ı ise harcanan zamanın “etkin” kullanılmadığını paylaşıyor.

McKinsey’nin araştırmasına göre verimlilik ve etkin karar almanın birkaç yolu var: “Karar türlerini kategorize etmek, her araştırma için farklı süreçler izlemek, tartışmaları teşvik etmek ve çalışanları yetkilendirmek.”

Trendyol CEO’su Erdem İnan, “Yoğun iş ortamında liderlerimizin baktığı konu sayısı arttıkça ve işimiz büyüdükçe, aldığımız karar sayısı azalmaya ama etkisi daha büyük olmaya başlıyor” diyor ve ekliyor:

“Ekiplerin karar vermekte zorlandığı konular çoğunlukla uzun vadeli stratejiden etkilenen ve çok farklı açılardan düşünülmesi gereken konular oluyor. Bunlarda da yönetim ekibi olarak birlikte karar vermeye özen gösteriyoruz.”

YAPAY ZEKA ETKİSİ

Simon&Kucher’in Kurucusu Hermann Simon, karar vermenin iki aşamasının olduğuna dikkat çekiyor: “Bilgi ve gerçek karar.” İlk aşamada “ChatGPT ve diğer yapay zeka araçlarının çok yararlı” olduğunu belirtiyor ve ekliyor:

“Bu araçlar sadece kapsamlı bilgi vermekle kalmaz, ayrıca zamandan da tasarruf sağlar. Karar vericiler üretilen bilginin doğruluğunu kontrol etmek zorundalar. Ancak, ben ChatGPT tarafından sağlanan bilginin ne kadar gerçek olduğunu gördüm ve şaşırdım.”

P&G Bölge Başkanı Tankut Turnaoğlu da karar vermede “veriden” yararlandıklarına dikkat çekiyor: “Her kararda veri kullanımı P&G’de hep çok önemli olmuştur. Bu önem değişmeden devam ettiği gibi daha fazla veriye ulaşma imkânı da artıyor. Bunların değerlendirmesinde hem format hem içerik için daha çok dijital teknoloji ve yapay zeka kullanımı gerekiyor. Bu sayede verilerin daha anlamlı ve basite indirgenmiş hali görülüp karar hızı ve doğruluğu artırılabiliyor. Özellikle tedarik zincirinde yapay zeka kullanımı, senkronizasyonu da verimliliği de artırıyor.”

FİNANSAL ETKİSİ BÜYÜK

Yönetim uzmanlarına göre, küçük ve orta ölçekliler dahil şirketlerde karar vermek, bir “seçim” yapmaktan çok daha önemli… Çünkü, şirketin 1 yıllık bilanço döneminde alınan kararlar, finansal sonuçlara önemli ölçüde etki yapıyor. Financial Times Grubu’na bağlı Kingsley Gate tarafından yapılan araştırma, finansal sonuçlara etkiyi yüzde 95 olarak hesaplamış. Aynı araştırmada, Fortune 500’de yer alan bir şirkette kötü karar, 500 bin güne mal olabiliyor.

Bu öneme rağmen Kingsley’in araştırmasına katılan üst düzey yöneticilerin yüzde 74’ü, “kişisel değerler ve inançlarının” karar verme biçimlerini etkilediğini söylüyor. Yüzde 36’sı ise kendi karar verme süreçlerini “geleneksel olmayan” ve “özgün” olarak değerlendiriyor.

Sonuçta araştırmaya katılan liderlerin yüzde 49’u şirketlerinin karar verme sürecini tatmin edici bulduğunu söylüyor. Karar verme süreçlerinden tatmin olan yöneticilerin şirket ve işinden memnuniyet düzeyi ise, diğerlerine göre 3.6 daha yüksek düzeyde seyrediyor.

KARAR ZEKASI FAKTÖRÜ

Intelligent Automation (Akıllı Otomasyon) kitabı yazarı Pascal Bornet, “karar zekası” kavramına dikkat çekiyor. “Decision intelligence” denilen bu yaklaşım, 2022 yılında Gartner tarafından “en etkileyici teknoloji trendleri” arasında gösterilmişti. Bornet’e göre bu teknoloji, yapay zeka ve öğrenen makinelerin gücünü, veri işlemeyle birleştirip karar alma sürecini kolaylaştırması nedeniyle verimlilik konusunda büyük katkı yapıyor.

Pascal Bornet, “Karar zekası, modern zamanların iş başarısı için yeni bir kaldıraçtır ve kullanma yolları da giderek artıyor” diye konuşuyor.

Bornet’in önerisini uygulayan şirket sayısının yüksekliğini, CMGA adlı kurumun yaptığı araştırma da ortaya koyuyor. Buna göre üst düzey yöneticilerin yüzde 80’i, strateji kararlarını verirken son 3 yılda büyük ölçüde “veri akışlarından” yararlandıklarını söylüyor. Gartner ise veriden yararlanmadıkları için doğru karar vermeyen şirketlerde yıllık karar yanlışlarının maliyetinin 15 milyon dolar olabileceğini hesaplıyor.

%65: Gartner’e göre, yöneticilerin yüzde 65’i, 2 yıl öncesine göre karar almanın zor ve daha kompleks olduğunu düşünüyor.
%80: MIT’ye göre 5 yıl öncesinde ABD’de büyük şirketlerin yüzde 10’undan azı kararlarında makine öğrenimi ve yapay zekayı kullanıyorlardı. Şimdi bu oran yüzde 80’e ulaştı.
%43: IBM’in araştırmasına katılan CEO’ların yüzde 43’ü stratejik kararlarında “yapay zekayı” kullandıklarını belirtiyor. Ancak, en az yüzde 50’si ise kullanılan verilerin güvenliği ve doğruluğundan endişe duyuyor.
%50: CEO’ların yüzde 50’den fazlası, verinin yanında, kişisel deneyimlerine ve ekibinden gelen bilgilere de güveniyor. (IBM Araştırması)
%63: Kingsley Gate’in araştırmasına katılan üst düzey yöneticilerin yüzde 63’ü en az 1 defa bu yüzden “istifayı” düşündüğüne dikkat çekiyor.
%70: Oracle’ın 2023 tarihli araştırmasına göre liderlerin yüzde 70’ı kararlarında “robot” kullanıyor. Yöneticilerin yüzde 97’si son 3 yılda karar alma süreç ve yöntemlerini değiştirdiklerini söylüyor.
12 KAT: WSJ’ın araştırmasına göre yüksek performans gösteren şirketlerde karar alma süreçlerinde teknolojiyi kullanma düzeyi, diğerlerine göre 12 kat daha fazla. Karar alındıktan sonra ise bunu teknolojiyi de kullanarak değiştirme oranı 10 kat daha yüksek.

KRİSTAL KÜRE YETERLİ DEĞİL!

Gartner’dan Dr. Pieter J. den Hamer, bazı şirketlerde karar alma sürecini, “kristal küreye” bakmaya benzetiyor. “Bu tip şirketlerde karar alma sürecini önemli ölçüde sezgiler ve duygular etkiler. Sadece yüzde 22’si öngörü ve önerileri dikkate alır” diye konuşuyor: “2023 sonu itibarıyla ABD’deki büyük şirketlerin yüzde 33’ü karar sürecinde yapay zekayı kullanmaya başlamış olacaklar.”

“YAPAY ZEKA VERİMLİLİĞİ ARTIRIYOR”

VERİ ODAKLIYIZ Büyük bir teknoloji şirketi olarak data’yı çok önemsiyoruz. Elbette yapay zeka da karar alma süreçlerimizde bize yardımcı oluyor. ‘Data-driven’ bir şirket olmak, Trendyol kültürünün ve çalışma biçiminin çok önemli bir parçası. Vermiş olduğumuz eğitimlerin bir parçası olarak tüm ekip arkadaşlarımız yapay zeka ile de işlediğimiz verileri nasıl bağlayacağını ve değerlendireceğini öğreniyor. Veriye dayalı karar alma süreçleri de bizim işlerimizi hem hızlandırıyor hem de daha verimli olmasını sağlıyor.
HIZLI KARAR İÇİN Bazı süreçlerimiz, karar alırken tekrarlayan adımları yapmamızı gerektiriyor, karara bağlarken de bazı verileri kontrol etmemiz, geçmişte benzer durumlarda ne karar vermişiz ona bakarak bir çıktı üretmemizi gerektirebiliyor. Bu gibi konular yapay zeka kullanımının verimliliği artırdığı durumlar oluyor. Bu gibi süreçlerde hızlı ve insan müdahalesi gerektirmeden karar alabilmemiz için, yapay zekayı ve derin öğrenmeyi aktif bir şekilde kullanıyoruz.

“YANLIŞ KARARIN MALİYETİ, KÂRIN YÜZDE 3’ÜNÜ GÖTÜREBİLİR”

DOĞRU KARAR BASKISI Son yıllarda teknoloji, müşteri beklentileri ve sektörlerdeki değişimler nedeniyle alınması gereken karar sayısı artıyor. Yapılan araştırmalar da bunu ortaya koyuyor. Daha karmaşık ve zor alınan kararların arkasında ise birkaç önemli neden var. Birinci sırada yöneticilerin ‘doğru karar’ verme konusunda daha çok baskıyla karşı karşıya kalmaları geliyor…
SON 3 YILIN DEĞİŞİMİ Oracle ve Seth Stephens-Davidowitz tarafından yapılan ve “Karar Verme İkilemi” olarak adlandırılan araştırmada, yöneticilerin yüzde 85’inin karar verme aşamasında stresli olduğu, yüzde 94’ünün son 3 yılda karar verme şeklini değiştirdiği saptandı. Ankete katılanların yüzde 97’si ise karar verme aşamasında veriden yardım almak istediğini paylaştı. Bu tablo nedeniyle şirketlerin karar alma konusunda daha hızlı ve esnek olmaları gerekiyor. İşte yapay zeka tabanlı çözümlerin etkisi de burada ortaya çıkıyor.
PARADAN FAZLASI Karar verme aşamasında en önemli unsuru, ‘doğru karar’ verildiğinden emin olmak oluşturuyor. Çünkü, yanlış kararın maliyeti, kârın yüzde 3’üne kadar ulaşabiliyor. Ancak, etki sadece finansal maliyetle sınırlı değil. Sosyal etkileri de büyük olabiliyor. Pek çok şirket, bu sorunu ortadan kaldırmak için “yapay zeka tabanlı” çözümler kullanıyor. kullanarak doğru karar alma konusunda teknolojiden destek alıyor, verimliliği artırabiliyorlar.

“YAPAY ZEKA YAKINDA İCRA KURULUNDAKİ YERİNİ ALIR”

ZORUNLULUK Yapay zekanın, özellikle de ‘üretken yapay zekanın’ bugün geldiği seviye kesinlikle karar alma süreçlerinde kullanılmasını zorunlu kılıyor. Hem ulaştığı olgunluk seviyesiyle yapay zeka, hem de yaptıkları yatırımlarla kurumlar bunu hak ediyor.
GÜNLÜK İŞLEYİŞE DAHİL Bizde de şimdilik günlük işleyişle (fiyatlama, ilişki yönetimi, hata analizi, kredi tahsis modelleri vb) sınırlı olmak üzere oldukça geniş bir alanda yapay zekadan yararlanılıyor. Özellikle pazar/rekabet analizi, strateji geliştirme, inovasyon vb alanlarda kullanımı, icra kurulu masasında yer alması da yakındır.

TOGG’UN KARAR YAKLAŞIMI

Korn Ferry tarafından yakın zamanda yapılan bir ankette bireylerin yüzde 46’sı iş yerinde yapay zeka araçları kullanıyor. Slack’in yakın zamanda yayınladığı bir raporda ise şirketlerin yüzde 90’ının yapay zeka aracılığıyla üretkenliklerini artırdıklarına yer veriliyor
TOGG CEO’su Gürcan Karakaş, “İçinde bulunduğumuz teknoloji dünyası, çok hızlı gelişiyor, yıkıcı inovasyonların getirdiği dinamizm ve belirsizlik nedeniyle karar vermek giderek zorlaşıyor” sözleriyle, mevcut duruma dikkat çekiyor:
“Birçok karar konumuz, farklı bakış açılarını ve değişik parametrelerle değerlendirmemizi gerektiriyor. Bunun için öncelikle doğru ve anlamlı bilgiye çok hızlı ulaşmamız gerekiyor AI bu süreci müthiş kısaltıyor.”
Bu gerekçelerle TOGG’da karar sürecinde öncelik “doğru” ve “anlamlı” bilgiye ulaşmaya veriliyor. Ardından da çoklu alanda veri ve bilgiyi, yapay zeka desteğiyle değerlendirme süreci geliyor. Gürcan Karakaş, “Bu değerlendirme sayesinde birden fazla karar sürecine silsileler halinde hazırlanıyor, aynı zamanda dünyadaki örneklerine de bakıyoruz. Bu bizim kararımızın hızını ve etkinliğini de artırıyor” diye konuşuyor.