Verimlilik taktikleri

Yaklaşık 55 yıl önce bir insanın maruz kaldığı yıllık iletişim sayısı 1000 adet civarındaydı. Bain&Company’nin araştırmasına göre bu sayı 1980’lerde 4 bine, internetin yaygınlaştığı 2000’lerde 25 bine yükseldi. 2010’lu yıllarda ise 30 bini buldu. Bu araştırmayı 2015 yılında gerçekleştiren şirket, 3 yıl sonraki raporunda bir yöneticinin aldığı günlük e-mail sayısını ise 200 ve üstü olarak saptamıştı. En önemlisi de iletişimin yüzde 70-80’inin departmanlar arasında geçtiğinin ortaya konulması idi.

Araştırmanın 2022 versiyonu yapılmadı. Ancak, çeşitli araştırmaların ortalaması alındığında, büyük şirket CEO’larında günlük alınan e-mail sayısı 300-400 arasında değişiyor. Ama Apple CEO’su Tim Cook gibi günlük e-mail sayısını 700-800 arasında açıklayan liderler de var. Günü verimli geçirmeyi amaçlayan Cook, e-mail kontrol ve yanıtlama işini de sabah saat 4 gibi uyanıp hallediyor.

Microsoft Kurucusu Bill Gates ise 5 yıl önce yaptığı açıklamada günlük e-mail sayısının 50 civarında olduğunu belirtmişti. Çözümü ise biraz sabah biraz da gece yatmadan önce kontrol etmekte buluyordu.

“10 yıl önce bu işe hiç kafa yormazdım” diye anlatıyor önde gelen bir holdingin CEO’su… Şimdi ise e-mail kontrol ve yönetmek için formül uyguladığına dikkat çekiyor ve ekliyor: “Mümkün olduğunca e-mail kutusuna düştüğü anda önemlileri yanıtlıyor, geri kalanını ise boş zamanlara ayırıyorum. Biriktirmekten kesinlikle kaçınıyorum.”

CEO’nun dikkat çektiği gibi 10 yıl önce e-mail yönetimi diye bir ihtiyaç yoktu. Ancak, artan iletişim, özellikle büyük şirket patron, CEO ve üst düzey yöneticilerinde elektronik posta yönetimini zorunluluk haline getirdi. CEO’lar arasında mart ayı içinde yaptığımız araştırmadan çıkan sonuç da bu konunun önemini ortaya koyuyor. Çünkü, CEO’ların yüzde 39.9’u bir günde 1.5 saatten fazla zamanı elektronik postaya ayırdıklarını belirtiyor. Yüzde 14’lük bölüm ise 2 saatten fazla süreyi e-mail için kullanıyor.

Yığılmayı önlemek lazım!

Durum böyle olunca liderler e-mail konusu için kendilerine özel yaklaşımlar geliştirmeye çalışıyor. Yapı Merkezi Holding Yönetim Kurulu Başkanı Başar Arıoğlu da bu konuya özen gösteren liderlerden… “Spam’lar ve hemen silinebilecekleri çıkarsak bile e-maillerin sayısı hızla artıyor” diye konuşuyor. Birkaç gün zaman ayrılmadığında ise büyük yığılmalar olduğuna, bazı önemli konuların gözden kaçabildiğine dikkat çekiyor:

“Bununla mücadele etmek için yığılma yaratmadan günlük ilgileniyorum. E-mailler hakkında hızlı karar verip ya delege ediyorum, ya çöpe atıyorum ya da arşivliyorum. Her bir e-maile bir kere dokunmaya çalışıyorum ve dokununca onunla ilgili kararı vermeye çalışıyorum. ‘Gelen’ ve ‘Gönderilen’ kutuları temiz olunca, önemli konuları kaçırmıyorum ve ‘Gönderilen’ dosyasını uzun vadeli takipler için kullanıyorum.”

Kişiye özel takip formülü

McKinsey’nin araştırmasına göre yöneticiler bir iş gününün yüzde 28’ini e-maillerini okuma ve yanıtlamaya ayırıyor. Bu yaklaşık 2.6 saate denk geliyor. Daha önce Danone’da yerel ve global pozisyonlar üstlenen Gamze Çuhadaroğlu bu sorunu kendi yaklaşımıyla çözdüğünü söylüyor. Şimdi Koroplast’ta Yönetim Kurulu Başkanı olan Çuhadaroğlu şu formülü uyguluyor:

“Bazı kişilerden sürekli e-mail alıyorum. Bunları isimle ayırırım. Bir de projeleri kapsayanlar vardır. Onları da yine başlıklara göre düzenlerim. Önemli raporları ise yıllar ve isimlerine göre ayırmayı tercih ederim.

Bir de ‘takip’ dosyam var. Öncelik verdiğim işlerin gelişimini de bu dosya ile takip ederim. Sık sık geri dönüp bakar, takip ederim.”

Balduk Textile CEO’su Emre Balduk, e-mail kutusunu hafifletmek için şirket içi iletişimde ‘Microsoft Teams’ uygulamasını kullandıklarını söylüyor. E-postayı bir miktar azaltsa da yine de özel bir yaklaşım uyguladığını ekliyor:

“Önemli olarak gördüğüm e-postalara takip için ‘kırmızı bayrak’ (Red flag) ekliyorum. Ayrıca e-mail kuralları da kullanıyorum. ‘Şu kişiden gelen e-mailler şu klasöre aktarılsın veya iletilsin’ gibi kurallar koyuyor, bu şekilde yönetmeye çalışıyorum.”

Yeniden işe dönebilmek için

New York Üniversitesi’nden Prof. Adam Alter, “Bir e-maili kontrol etmek sadece 6 saniyemizi alır” diye konuşuyor. Ancak, ofis ortamında bir e-maili kontrol etme, okuma ve yanıt vermenin “zaman” açısından maliyeti daha fazla olabiliyor:

“Bir elektronik postayı açıp okuduğunuzda, tekrar verimli bir şekilde işe dönmek yöneticinin yaklaşık 25 dakikasını alabilir.”

Prof. Alter’e göre e-postayı verimli şekilde yönetmenin en önemli nedenini de bu konu oluşturuyor. Kutes Yönetim Kurulu Başkanı Ali Esat Kutmangil, “Uzun zamandır e-postaları yönetmek için özel yöntem uygulayanlar” arasında yer alıyor. Toplantı tutanakları, alınan kararlar ve diğer önemli konuları e-mail üzerinden yürüttüklerini belirten Kutmangil, şöyle devam ediyor:

“Şirkette Microsoft Outlook kullanıyoruz. Gelen e-mailleri 21 ayrı dosyada arşivleyerek yönetiyorum. Daha hızlı dönüş sağlayabilmek için ChatGPT’den de destek almaya başladım. Ayrıca Microsoft 365 Copilot uygulamasını kullamak için de dijital dönüşüm yöneticilerimiz çalışmalara başladılar.”

Bir CEO’nun verimli iletişim formülü

1. Giderek daha fazla sayıda email alıyorum ve yönetilmesi gereken önemli bir konuya dönüşüyor. Bu nedenle bazı önlemler aldım.
2. Bazı kritik konularda email yerine, sözlü ve görsel doğrudan iletişimi kullanır, yararına da inanırım.
3. Posta kutusundaki sayıyı azaltmak için e-mail ile yollanan raporların konsolide edilmesini talep ediyorum.
4. Şirket içi iletişimde dahil edilen kişi sayısının azaltılmasına özen gösteriyorum.
5. Şirket içi iletişimde ‘Bcc’yi kullanmam, bunu doğru da bulmam.
6. Kurum dışından gelen emaillerde bulunmamın faydalı olmadığı iletişimlerde listeden çıkarılmayı talep ederim.
7. Gelen e-mailleri sınıflandırır ve önceliklerine göre düzenlerim.
8. Tanımadığım kişi ve kurumlardan sürekli gelen e-mailleri mutlaka engellerim.

1. E-mail kutumun her zaman temiz olmasına özen gösteririm.