Ofislere dönmek kolay olacak mı?

Şirketler, ofislerini yeniden açmaya başlıyor. Büyük çoğunluğu, daha fazla sayıda çalışanın, mesai zamanının tamamında veya bir kısmında uzaktan çalışmasını sağlayacak bir hibrit model planlıyor. Ancak normal çalışma hayatına bu şekilde dönüş, 2020’de uygulanan tamamen uzaktan çalışmaya geçişten daha yıkıcı olabilir ve şirketlere daha fazla zarar verebilir.

Birkaç faktör, işe dönüşü daha zorlayıcı hale getiriyor. İlk olarak, çalışanlar için bu, belirsizliğin damgasını vurduğu, kopuk ve bocalayacakları bir süreç olacaktır. Farklı bölgeler farklı zamanlarda açılacak. Üstelik bazı ofisler, geçici olarak tekrar kapatılmak zorunda kalabilir. Çalışanlar, iş arkadaşlarının aşı olup olmadığını, insanlara nasıl selam vermeleri gerektiğini merak edecek; maskeler, aralarındaki cam bölmeler ve el dezenfektanları ile, aslında pek de tanıdık olmayan ortamlara geri dönecekler.

Bu, kulağa pek de “birleştirici” bir deneyim gibi gelmiyor. Üstelik bir yıldan uzun süren kapanma sonrasında birçok insanın zihinsel ve fiziksel anlamda tükendiğini düşünürsek, zamanlama da pek iyi değil: Chicago Üniversitesi tarafından yapılan bir araştırma, çalışanların kapanma sırasında normalden yüzde 30 daha fazla çalıştığını ortaya koyuyor. Microsoft ise, akşam 6 ile gece yarısı arasında gönderilen işle ilgili mesajların sayısının yüzde 52 arttığını belirtiyor. İnsanların bitip tükenmesine çok da şaşırmamak gerek, değil mi? Tüm bunların sonucu, yorgun ve hassas bir işgücü oldu.

İşe dönüş, “etki bırakması kaçınılmaz bir an” olarak tanımladığım şeyin bir örneği. Bir kuş doğduğunda ilk gördüğü canlılarla bağ kurar ve o canlıların özelliklerini, alışkanlıklarını hızla benimser. Çalışanlar da tıpkı kuşlar gibi, ilk iş görüşmeleri veya yönetici olarak ilk günleri gibi önemli olaylar sırasında benzer şekilde “etki altında kalır”. İşe dönüş de, çalışanların gelecek yıllarda iş yerlerini nasıl göreceklerini belirleyecek, etki bırakması kaçınılmaz bir andır. Pandemi sırasında işe alınan çalışanların yüksek yüzdesi ve diğer birçok çalışanın istifa etmeyi düşündüğünün söylendiğini göz önünde bulundurursak, bu “an”, şimdi her zamankinden daha da önemli. Kıdemli liderlerin, yöneticilerin ve İK ekiplerinin, hibrit ofislere dönmeden önce dikkatlice düşünmesi gereken beş adım var:

GERÇEKÇİ PERFORMANS HEDEFLERİ BELİRLEYİN

Bir yıllık bir yıkımın ardından, çoğu lider hemen kolları sıvayıp kaldığı yerden devam etmek isteyecektir. Ancak bu, kazanan bir strateji değil. Hiç kimse, yakın zamanda sakatlık yaşamış bir sporcuya koçluk yaparken, hemen yeni bir kişisel rekor kırmaya çalışmasını söylemez. Şirketler bu cümleleri duymak istemeyebilir, ancak tam güce giden yol, ilk aşamada performans standartlarınızı gevşetmekten geçer. İnsanların hissettiği yorgunluk ve belirsizliği düşünün. Ekiplerinizin hemen, daha en başta yüzde 110 kapasitede çalışmasını isterseniz, hayal kırıklığına uğrarsınız. Onlar ise başarısız olduklarını hissederler. Çok çeşitli şekillerde gerçekçi hedefler belirleyebilirsiniz. Satış kotalarını veya üretimi düşürmek de gerçekçi hedefler olabilir. Önemli olan, bu hedeflerin anlamlı olması ve ofislere döndüğünüz anda, bunları çalışanlarınıza açıkça söylemeniz.

EMPATİYLE DEĞİL ŞEFKATLE LİDERLİK EDİN

Gerçekçi hedefler belirlediğinizde, çok doğal olarak karşılaşacağınız sonuç, şefkatle liderlik etmektir. Çalışanlarınıza, yaşadıklarını anladığınızı gösterin. Ve unutmayın, empati tek başına yeterli değil. İnsanların şefkate ihtiyacı var. Empati, “Zor bir yıl geçirdiğinizi biliyorum” demek.

Ancak şefkat, “Zor bir yıl geçirdiğinizi biliyorum ve size, işte böyle yardımcı olacağım” demek anlamına geliyor. İnsanlara, oyuna geri dönmeleri için alan sağlayın. İhtiyaçlarına dikkat edin. Çalışanlarınız, önemsendiğini ve kendilerine ilgi gösterildiğini hissediyor mu? Odak noktalarının ve misyonlarının ne olduğunu biliyorlar mı? Örneğin, biz şirketimizde, iki haftada bir Cuma günlerini tatil yaptık. Çalışanlarımıza, herhangi bir üretkenlik kaybı olmadan enerji depolamaları için izin veriyoruz.

DUYGUSAL MESAFEYE SON VERİN

İşe dönüş, fiziksel mesafeden ve masaların doğru aralıklarla yerleştirilmesinden çok daha fazlasıdır. Çalışanlarınız arasındaki duygusal mesafeyi, yani bilim insanlarının “afektif mesafe” dediği şeyi kapatmanın yollarını bulmanız gerekir.

Bazı çalışanlarınız tamamen uzaktan çalışacak, bazıları haftada birkaç gün ofise gelecek, bazılarıysa her gün ofiste olacak. Yöneticiler, küçük çaplı ancak insanların yoğun biçimde bağlantı kuracağı anlar organize etmeli. Örneğin ofiste denk geldiklerinde konuştukları gibi ayaküstü sohbet edecekleri sanal anlar yaratmalı, oyun geceleri düzenlemeli, bir toplantıya başlarken takım arkadaşının hafta sonunu sormalı. Bu kişisel anlar ekiplerin bağlantıda kalmasına, tükenmişlikle mücadele etmesine ve uzun süre fiziksel olarak ayrı kaldıklarında birlikte verimli bir şekilde çalışmasına yardımcı olur.

PLANLARINIZI GÖZDEN GEÇİRMEK İÇİN BİR TARİH BELİRLEYİN

Birçok şirketin, çalışanları ofise tekrar davet ettikten sonra planlarını değiştirmesi ve protokolleri gözden geçirmesi gerekecek. Birçok liderin yapacağı hata, durumu değerlendirmek ve işlerin nasıl gittiğini ölçmek için bir zaman belirlemeksizin, “Bundan sonra bu şekilde çalışacağız” demek olacaktır. Beklenmedik değişiklikler yaptığınızda, insanlar mevcut planın işe yaramadığını düşünür ve endişelenir. Daha iyi bir strateji, şöyle demek olabilir: “Bu sistemi iki ay deneyeceğiz, sonrasında ise neleri değiştirmemiz gerektiğine bakacağız.” İnsanlar değişimi beklediklerinde, zamanı geldiğinde çok daha iyi idare ederler çünkü bu değişimin geleceğini önceden görebilirler.

HERKES İÇİN UYGUN BİR ÇÖZÜM YOK

Hibrit çalışmanın, hem ekip seviyesinde hem de bireysel seviyelerde ne anlama geldiği üzerine düşünün. Satış ekibiniz için doğru olan yaklaşım, mühendislik ekibiniz için doğru olmayabilir. Üstelik ekiplerin ihtiyaçları haftalar geçtikçe değişebilir, dolayısıyla yaklaşımınızı dönüştürmeye dair planlama yapın. Deneyleri, bağlantıları ve geribildirimleri benimsemeleri için ekiplerinizi teşvik edin. Yöneticilere ve ekiplere, birlikte çalışmanın en iyi yollarını bulmalarını sağlayacak kişiselleştirilmiş destekler sunmanıza olanak tanıyan araçları ve yaklaşımları bulmaya çalışın.

Öngörülebilir bir çalışma düzenine geri dönmek, birçok çalışan için bir rahatlama yaratacaktır. Başarılı şirketler, liderlerinin, son 12 ayın yorgunluğunu göz önünde bulundurarak, çalışanlarının esenliğine öncelik verdiği ve bu dönemi “etki bırakması kaçınılmaz bir an” olarak kabul ederek, şirketlerinin değerlerini ve çalışmalarının amacını yeniden gözden geçirecekleri şirketler olacaktır.

Bu, sadece işe dönüşü daha sorunsuz hale getirmekle kalmayacak, aynı zamanda uzun vadede şirketi de güçlendirecektir. Ancak bunun için şimdiden planlar yapmalısınız. Ofise döndükten sonraki hafta, bunu yapmak için çok geç olacak.